En Costa Rica, el régimen de facturación electrónica no tiene un solo tipo de documento: tiene cinco. Y cada uno sirve para una situación específica. Usarlos incorrectamente no es solo un error contable — puede significar que tu cliente pierda el crédito de IVA que le corresponde, o que Hacienda te genere una observación en una auditoría.
Los cinco tipos de comprobantes electrónicos
1. Factura Electrónica (FE) — Código 01
Es el documento principal para ventas entre negocios. Para emitirla necesitás obligatoriamente los datos del comprador: número de cédula (física o jurídica) o DIMEX, nombre o razón social, y correo electrónico para el envío.
El beneficio clave de la FE: el receptor puede acreditar el IVA pagado como crédito fiscal, siempre que el gasto sea parte de su actividad económica generadora de ingresos gravados.
2. Tiquete Electrónico (TE) — Código 04
Es el equivalente digital al tiquete de caja. No requiere los datos del comprador, lo que lo hace ideal para ventas rápidas de mostrador. Sin embargo, hay una limitación fundamental: el receptor de un TE no puede acreditar el IVA, porque Hacienda no puede verificar que el gasto fue del negocio y no personal.
Usalo para: ventas a consumidores finales en restaurantes, farmacias, tiendas y comercios.
3. Nota de Crédito (NC) — Código 03
Se emite para corregir o anular total o parcialmente una FE o TE ya emitida. Casos comunes: devolución de mercadería, descuento posterior a la factura, error en el monto o en los datos del receptor. La NC debe referenciar el número consecutivo y la clave numérica del documento original.
4. Nota de Débito (ND) — Código 02
Es el opuesto de la NC: se usa para cobrar una diferencia adicional que no estaba en la factura original. Ejemplo: un cargo por flete no incluido, un ajuste de precio por peso real de mercadería o mora por pago tardío. También debe referenciar el documento original.
5. Factura Electrónica de Compra (FEC) — Código 08
Este es el documento más particular del sistema: lo emite el comprador, no el vendedor. Se usa en dos situaciones específicas:
- Cuando comprás a un proveedor que no está obligado a emitir comprobantes electrónicos (por ejemplo, un agricultor en régimen simplificado) y necesitás respaldar ese gasto ante Hacienda.
- Cuando contratás servicios de un proveedor extranjero sin establecimiento en Costa Rica: aplicás la inversión del sujeto pasivo, pagás el IVA y te auto-facturás la compra.
Resumen comparativo
| Documento | Código | ¿Quién emite? | ¿Requiere datos del comprador? | ¿Permite crédito de IVA? |
|---|---|---|---|---|
| Factura Electrónica | 01 | Vendedor | Sí | Sí |
| Nota de Débito | 02 | Vendedor | Sí | Sí |
| Nota de Crédito | 03 | Vendedor | Sí | Ajusta el original |
| Tiquete Electrónico | 04 | Vendedor | No | No |
| Factura de Compra | 08 | Comprador | Sí | Sí |
La regla de oro ante la duda
Si el cliente es un negocio: emitís FE. Si es un consumidor final: podés emitir TE. Si te equivocaste y emitiste TE a un cliente empresa, la solución es emitir una NC para anularla y luego una FE correcta.
La versión 4.4 del XML (vigente desde septiembre 2025) añadió tres nuevos tipos de documento: depósito de garantía, multas/penalizaciones e intereses moratorios. Estos se usan en contextos muy específicos; si tenés dudas sobre si aplican a tu negocio, consultá con tu contador.
Según el receptor y el contexto, el sistema te sugiere el tipo de documento correcto. Sin errores manuales.